ในปัจจุบันคนไทยใช้กระดาษเฉลี่ยปีละเกือบ 4 ล้านตัน หรือ คนละประมาณ 60 กิโลกรัมต่อปี ซึ่งหมายถึงการตัดต้นไม้กว่า 66 ล้านต้นต่อปี หรือคิดง่ายๆ คือทุกนาที จะมีต้นไม้ 126 ต้นถูกโค่นลง กระดาษเก่า 1 ตัน สามารถทดแทนการตัดต้นไม้เพื่อนำมาผลิตกระดาษได้ถึง 15 ต้น แค่เราช่วยกันใช้กระดาษทั้ง 2 หน้า ก็จะช่วยรักษาชีวิตต้นไม้ได้ถึง 1.3 ล้านต้นต่อปี และหากองค์กรต่างๆช่วยกันผลักดันระบบการทำงานที่ไม่ต้องใช้กระดาษเลยหรือใช้น้อยที่สุด (Paperless Organization) เราจะช่วยรักษาต้นไม้ให้อยู่กับโลกของเราได้มากขนาดไหน
ในโลกการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ทุกองค์กรต่างตระหนักถึงการพัฒนาอย่างยั่งยืน ทั้งในมุมของธุรกิจ ผู้ถือหุ้น พนักงาน ผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ และสิ่งแวดล้อม ในการเร่งปรับองค์กรสู่ดิจิทัลนั้น (Digital Transformation) หนึ่งในยุทธศาสตร์พื้นฐานที่ทุกองค์กรนำมาใช้ปูพื้นเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กร และปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของพนักงานก็คือการลดการใช้กระดาษนั่นเอง ซึ่งแน่นอนว่าเราจะสามารถลดการใช้กระดาษได้ องค์กรก็ต้องมีระบบการทำงานที่ไม่ต้องพึ่งพากระดาษ ระบบที่สามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล สามารถเรียกออกมาดูได้ง่าย รวมไปถึงการนำไปใช้ต่อ ไม่ว่าจะเป็นการทบทวน อนุมัติ รวมไปถึงการนำมาวิเคราะห์ผล ที่จะต้องสามารถทำงานได้คล่องตัว ซึ่งระบบที่กล่าวมานี้ก็คือระบบ Enterprise Content Management หรือที่เราเรียกกันย่อๆ ว่า “ECM” นั่นเอง
Digitization องค์กรด้วยระบบ ECM
Enterprise Content Management หรือ ECM เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ ทั้งการจัดทำ จัดการและจัดเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร เป็นเครื่องมือจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไร้กระดาษ แต่มีประสิทธิภาพมากกว่าระบบการจัดการออฟฟิศแบบเดิมที่ใช้ระบบเอกสารกระดาษเป็นหลัก ถือเป็นก้าวแรกสำหรับการเข้าสู่ Digital Transformation อย่างเต็มตัว
I AM Consulting ในฐานะผู้ให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ Enterprise Content Management มายาวนานกว่า 16 ปี เรามองเห็นว่า องค์กรจะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการจัดการข้อมูลใหม่ เพราะข้อมูลเปรียบเสมือนกระดูกสันหลังของการนำไปต่อยอด องค์กรต้องสามารถนำเอามาใช้งานเพื่อสร้างคุณค่าลูกค้าและความได้เปรียบทางธุรกิจแก่ตนเองได้ ที่ผ่านมาหลายองค์กรนำเอาระบบ ECM พื้นฐานมาใช้จัดการข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้แต่ก็ยังไม่เพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลง เนื่องการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของข้อมูลดิจิทัล ทำให้ความต้องมองหาฟีเจอร์ใหม่ๆ ตลอดเวลาเพื่อมาพัฒนาในด้านการบริหารงานหลังบ้าน การบริการลูกค้า รวมถึงจัดการความเสี่ยงต่างๆ
แพลตฟอร์ม OpenText™ Extended ECM เป็นเครื่องมือที่ช่วยบูรณาการซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์ ซึ่งสามารถรองรับข้อมูลจากทุกแพลตฟอร์มไม่ว่าจะเป็น SAP S/4HANA , Oracle, Salesforce , Microsoft Office 365 หรือ ซอฟท์แวร์อื่นๆ ให้สามารถทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลได้อย่างไร้รอยต่อและมีประสิทธิภาพ (Seamless Integration) ซึ่งมีฟีเจอร์การทำงานที่ครอบคลุมดังนี้
Integrations to Enterprise Applications
เชื่อมต่อกับซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์ หรือระบบ ERP ต่างๆ เช่น SAP S/4HANA และ Oracle E-Business Suite ระบบ HR อย่าง SAP SuccessFactors ระบบ CRM เช่น Salesforce หรือโปรแกรมการจัดการการทำงาน เช่น MS Office 365, Sharepoint และ MS Teams
Intuitive User Experience
การออกแบบประสบการณ์ของผู้ใช้งาน หรือการออกแบบ UX (User Experience) ให้ตอบสนองกับผู้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเนื้อหาข้อมูลที่จำเป็น ผ่าน Smart View รวมทั้งสามารถทำงานได้ง่ายๆ จาก Web browser และ Mobile devices สนับสนุนวิถีการทำงาน Work From Anywhere
Connected Workspaces
ซอฟท์แวร์ ECM ซึ่งพัฒนาโดยมี Workspace Templates ที่ออกแบบมาให้สอดคล้องไปกับกระบวนการทางธุรกิจ โดยฟีเจอร์นี้สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลจากระบบงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล ลูกค้า สินค้า พนักงาน คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือ กิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกเชื่อมต่อมายังระบบจัดการเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำรายการจากระบบต้นทาง
Automated Classification & Metadata Management
การจัดประเภทเอกสารอัตโนมัติ และการจัดการรายละเอียดข้อมูล ด้วยการทำงานแบบ Intelligent Automation ที่ช่วยจัดการไฟล์เอกสารและกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในกระบวนการทำงานที่เป็น Manual
Core Share
สามารถแชร์ข้อมูลออกไปสู่หน่วยงานหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานได้
Core Signature
การลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งในรูปแบบ Electronic และ Digital Signature
ฟีเจอร์ที่กล่าวมาจะช่วยให้เกิดการทำงานในรูปแบบใหม่ กระชับขั้นตอนการทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติ ลดความยุ่งยากในการใช้งานด้วยอินเทอร์เฟสที่ออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถเห็นมุมมองแบบ 360 องศา ช่วยให้เห็นข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างได้ในหน้าจอเดียว ไม่ต้องสลับหน้าจอโปรแกรมไปมา สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อีกทั้งยังมี Workspace ที่ช่วยเชื่อมต่อพื้นที่การทำงานให้ถึงกัน ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในโลกเสมือนได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และเห็นกระบวนการทำงานร่วมกัน เป็นภาพเดียวกันทั้งหมด ที่สำคัญมีความปลอดภัยสูง ด้วยระบบจัดเก็บข้อมูลที่รองรับการทำงานทั้งรูปแบบคลาวด์ หรือ On-Premise ตอบสนองรูปแบบการทำงานในปัจจุบันบนอุปกรณ์มือถือช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
สุดท้ายต้องอย่าลืมว่าการเลือกระบบมาใช้ในองค์กรนั้น ระบบจะยังอยู่กับเราไปอีกนาน ดังนั้นต้องไม่ลืมเลือกระบบที่มีผู้ดูแลอยู่ในประเทศไทย เมื่อมีปัญหาสามารถติดต่อได้ง่าย มีทีมเข้ามาช่วยแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที สำหรับองค์กรและธุรกิจที่สนใจ แพลตฟอร์ม OpenText™ Extended ECM สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมมาได้ที่ www.iamconsulting.co.th/product/opentext หรือ info@iamconsulting.co.th
