5 ข้อดีของการทำ ECM  ( Enterprise Content Management ) ในองค์กร

Insights 30 Mar 2023

องค์กรที่ทำงานไปสักระยะมักจะค้นพบว่ามีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บ ยิ่งเป็นข้อมูลในรูปแบบกระดาษ ยิ่งต้องใช้เวลานานในการค้นหา และมีความเสี่ยงสูงต่อการสูญหาย รวมไปถึงมีเอกสารที่เกิดขึ้นจากระบบการทำงานต่างๆหลายระบบ ทำให้การเข้าถึงเอกสาร, การเรียกเอกสารออกมาใช้งาน และการเชื่อมต่อการทำงานข้ามแพลตฟอร์ม เกิดการติดขัด กระทบกับกระบวนการทำงานทุกภาคส่วนขององค์กร I AM Consulting จึงขอแนะนำการทำ ECM ที่สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ


ECM  หรือ Enterprise Content Management คือ ระบบการจัดการและเก็บรักษาข้อมูลในองค์กร โดยอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้มีประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากกว่าเดิม เช่น

  • การจัดการไฟล์และบันทึก
  • การแคปเจอร์และสแกน
  • การแชร์ข้อมูลในหน่วยงานหรือภายนอก
  • การจัดการข้อมูลเว็บไซต์

ข้อดีของการทำ ECM

1) เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว

การทำ ECM จะเป็นการนำเอาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลเอกสารได้ง่าย และเชื่อมโยงไปสู่เอกสารที่เกี่ยวข้องได้ ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้ระบบการทำงาน เกิดความคล่องตัว ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มอีกต่อไป

 

2) เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล

จัดเก็บข้อมูลบนระบบที่มีมาตรฐานและความปลอดภัยสูง ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย และองค์กรยังสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้สามารถเก็บรักษาเอกสารที่เป็นความลับได้ด้วย

 

3) พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพ

พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และ ภาระหน้าที่การทำงานที่ซ้ำซ้อน อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เนื่องจากมีระบบรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ ทั้งมือถือ แท็บเล็ต อำนวยความสะดวกในการใช้งาน

 

4) ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสาร

หากองค์กรมีเอกสารเป็นจำนวนมาก จะมีค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่จัดเก็บค่อนข้างสูง การทำ ECM จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้สามารถนำต้นทุนไปพัฒนาองค์กรในด้านอื่นๆ ได้

 

5) ช่วยให้องค์กรก้าวสู่การเป็น Paperless & Digital Organization

การทำ ECM สามารถ Integrate กับระบบใหม่ๆ ได้อย่างสะดวก เทคโนโลยีเข้ามาจะช่วย ปรับปรุงแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ขับเคลื่อนองค์กรสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ และ Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ 

 

ใช้ระบบอะไรในการทำ ECM ?


I AM Consulting เป็นพาร์ทเนอร์อย่างเป็นทางการของ OpenText เครื่องมือที่จะช่วยบูรณาการซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์จากหลากหลายผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น SAP S/4HANA , Oracle, Salesforce , Microsoft Office 365  หรือ ซอฟท์แวร์อื่นๆ ให้สามารถทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลได้อย่างแนบเนียนและมีประสิทธิภาพ (Seamless Integration)


ปรึกษาเรื่อง ECM กับ I AM Consulting 


เราคือที่ปรึกษาและผู้พัฒนาระบบ Enterprise Content Management มาอย่างยาวนาน สามารถเข้ามาช่วยปรับองค์กรของคุณสู่ดิจิทัล และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ด้วย IT โซลูชั่นมากมายพร้อมจำนวนทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมซัพพอร์ตให้องค์กรของคุณให้สำเร็จตามเป้าหมายและแผนงานที่วางไว้


พูดคุยปรึกษา – สอบถามข้อมูล ได้ตามช่องทางเหล่านี้
โทรศัพท์ : 02-026-3964 
E-mail : info@iamconsulting.co.th 
LINE@ : http://bit.ly/3Eji6r1
 

Suggested News

จริงมั้ย จ้าง Developer Outsource ประหยัด Cost ได้ถึง 70 เปอร์เซ็นต์

ยิ่งเทคโนโลยีก้าวกระโดดมากเท่าไหร่ ความสำคัญของ Developer ในองค์กรยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ปัจจุบัน การพัฒนา Software ของธุรกิจและองค์กรเป็นเรื่องที่ท้าทายและต้องอาศัยการลงทุนค่อนข้างสูง บางองค์กรต้องการจ้าง Developer ในฐานะพนักงานประจำ แต่มีข้อจำกัดในเรื่องงบประมาณที่ต้องเตรียมไว้ ทั้งในส่วนเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ ที่ต้องเสริมเข้าไป ซึ่งอาจมีความเสี่ยงที่ในบางครั้งถ้าไม่มี Project ใหม่ ๆ ป้อนให้ทีม Developer องค์กรก็อาจเสียค่าใช้จ่ายส่วนนี้โดยเปล่าประโยชน์ ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์สร้างผลลัพธ์ที่ก่อให้เกิดมูลค่าทางธุรกิจได้ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไม Developer Outsource ถึงกลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับหลาย ๆ ธุรกิจและองค์กรที่ไม่ต้องการแบกรับภาระค่าใช้จ่ายในระยะยาวนั่นเอง  ทำไมถึงต้องจ้าง Developer Outsource  สำหรับบางธุรกิจและองค์กร การจ้าง Developer ประจำ ยังคงเป็นตัวเลือกแรก ๆ ด้วยเหตุผลที่ว่า กลัวความลับขององค์กรรั่วไหล เชื่อว่าคนในย่อมรักษาความลับได้ดีกว่าคนนอก หากเหตุผลการเลือกจ้าง Developer แบบประจำสักคนมีเพียงแค่การรักษาความลับขององค์กร เหตุผลนี้คงหยิบมาใช้ได้ยาก  ในทางกลับกัน มาตรฐานของ Developer Outsource มืออาชีพ นอกจากจะมีการกำหนดขอบเขตของงานที่ลูกค้าต้องการแล้ว ยังมีมาตรฐานในเรื่องของการรักษาความลับของลูกค้า ที่จะมีการตกลงกันเป็นข้อกำหนดแบบลายลักษณ์อักษร (Non-Disclosure Agreement, […]

Insights

5 โอกาสที่ธุรกิจจะพลาด หากไม่มีระบบ e-Tax invoice

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารทางการเงินที่มีความสำคัญมาก จึงทำให้กรมสรรพากรพัฒนาระบบบริการ e-Tax invoice ขึ้น เพื่อจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเปิดให้ใช้บริการตั้งแต่ วันที่ 1 มีนาคม 2560 และแม้ว่าปัจจุบันจะยังไม่มีการบังคับใช้กับทุกๆ องค์กร แต่หากในตอนนี้องค์กรของท่านยังไม่มีระบบ e-Tax invoice จะพลาดโอกาสอะไรไปบ้าง I AM Consulting ขอยกตัวอย่างมาให้ดูกันตามด้านล่างนี้ พลาดโอกาสในการลดต้นทุน การจัดทำใบกำกับภาษีรูปแบบกระดาษ จะมีต้นทุนทั้ง ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ หากต้องจัดส่งข้อมูลให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการผ่านทางไปรษณีย์ ก็จะต้องมีต้นทุนค่าคนส่งเอกสาร ค่าชอง ค่าส่งไปรษณีย์ ค่าน้ำมัน และใช้เวลานาน  นอกจากนี้ยังต้องมีพื้นที่จัดเก็บไว้เป็นหลักฐานสำหรับในการตรวจสอบด้วย ดังนั้นการทำ ระบบ e-Tax ที่สามารถจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบของไฟล์ ส่งผ่านช่องทาง E-mail และจัดเก็บไฟล์ไว้บนระบบ Cloud จึงช่วยลดต้นทุนได้เป็นอย่างดี พลาดโอกาสเข้าร่วมโครงการกับนโยบายจากรัฐบาล ตามที่ได้เกริ่นไปข้างต้น แม้ว่าภาครัฐจะไม่ได้บังคับใช้ แต่ก็มีความพยายามส่งเสริม และผลักดันออกมาเป็นนโนบายต่างๆ อยู่อย่างต่อเนื่อง เช่น ล่าสุดในปี 2566 นี้ ก็มีมาตรการ #ช้อปดีมีคืน ที่ให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ […]

Insights

เตรียมธุรกิจให้พร้อม รับแคมเปญ ไทยเที่ยวไทย กระตุ้นการท่องเที่ยวของภาครัฐ ด้วย e-Tax Invoice & e-Receipt

ท่องเที่ยวไทยคึกคัก….ธุรกิจคุณครึกครื้น   จากมาตรการลดหย่อนภาษีปี 67 ของภาครัฐที่ต้องการกระตุ้นการท่องเที่ยวเมืองรองทั้ง 55 จังหวัด ในช่วง Low Season ระหว่างเดือนพฤษภาคม – พฤศจิกายน 2567 โดยบุคคลธรรมดา สามารถนำค่าบริการท่องเที่ยวและค่าที่พักมาหักภาษีเงินได้ไม่เกิน 15,000 บาท และสำหรับนิติบุคคล สามารถนำค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนาในเขตพื้นที่ท่องเที่ยวเมืองหลักมาหักได้ 1.5 เท่า และเมืองรองนำมาหักได้ถึง 2 เท่า ซึ่งมาตรการนี้ผู้ประกอบการที่จะสามารถเข้าร่วมแคมเปญได้จะต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากรเท่านั้น   แล้วธุรกิจของคุณมีระบบพร้อมหรือยัง?   EZTax ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของ I AM Consulting ที่ช่วยให้คุณออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการออกเอกสารแต่ละครั้ง พร้อมตอบรับทุกแคมเปญและโอกาสใหม่ ๆ ที่เพิ่มยอดขายได้เหนือกว่าคู่แข่งขัน   ทำไมต้อง EZTax by I AM […]

Insights