องค์กรที่ทำงานไปสักระยะมักจะค้นพบว่ามีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บ ยิ่งเป็นข้อมูลในรูปแบบกระดาษ ยิ่งต้องใช้เวลานานในการค้นหา และมีความเสี่ยงสูงต่อการสูญหาย รวมไปถึงมีเอกสารที่เกิดขึ้นจากระบบการทำงานต่างๆหลายระบบ ทำให้การเข้าถึงเอกสาร, การเรียกเอกสารออกมาใช้งาน และการเชื่อมต่อการทำงานข้ามแพลตฟอร์ม เกิดการติดขัด กระทบกับกระบวนการทำงานทุกภาคส่วนขององค์กร I AM Consulting จึงขอแนะนำการทำ ECM ที่สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ECM หรือ Enterprise Content Management คือ ระบบการจัดการและเก็บรักษาข้อมูลในองค์กร โดยอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้มีประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากกว่าเดิม เช่น
- การจัดการไฟล์และบันทึก
- การแคปเจอร์และสแกน
- การแชร์ข้อมูลในหน่วยงานหรือภายนอก
- การจัดการข้อมูลเว็บไซต์
ข้อดีของการทำ ECM
1) เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
การทำ ECM จะเป็นการนำเอาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลเอกสารได้ง่าย และเชื่อมโยงไปสู่เอกสารที่เกี่ยวข้องได้ ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้ระบบการทำงาน เกิดความคล่องตัว ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มอีกต่อไป
2) เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล
จัดเก็บข้อมูลบนระบบที่มีมาตรฐานและความปลอดภัยสูง ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย และองค์กรยังสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้สามารถเก็บรักษาเอกสารที่เป็นความลับได้ด้วย
3) พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพ
พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และ ภาระหน้าที่การทำงานที่ซ้ำซ้อน อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เนื่องจากมีระบบรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ ทั้งมือถือ แท็บเล็ต อำนวยความสะดวกในการใช้งาน
4) ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสาร
หากองค์กรมีเอกสารเป็นจำนวนมาก จะมีค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่จัดเก็บค่อนข้างสูง การทำ ECM จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้สามารถนำต้นทุนไปพัฒนาองค์กรในด้านอื่นๆ ได้
5) ช่วยให้องค์กรก้าวสู่การเป็น Paperless & Digital Organization
การทำ ECM สามารถ Integrate กับระบบใหม่ๆ ได้อย่างสะดวก เทคโนโลยีเข้ามาจะช่วย ปรับปรุงแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ขับเคลื่อนองค์กรสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ และ Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ใช้ระบบอะไรในการทำ ECM ?
I AM Consulting เป็นพาร์ทเนอร์อย่างเป็นทางการของ OpenText เครื่องมือที่จะช่วยบูรณาการซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์จากหลากหลายผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น SAP S/4HANA , Oracle, Salesforce , Microsoft Office 365 หรือ ซอฟท์แวร์อื่นๆ ให้สามารถทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลได้อย่างแนบเนียนและมีประสิทธิภาพ (Seamless Integration)
ปรึกษาเรื่อง ECM กับ I AM Consulting
เราคือที่ปรึกษาและผู้พัฒนาระบบ Enterprise Content Management มาอย่างยาวนาน สามารถเข้ามาช่วยปรับองค์กรของคุณสู่ดิจิทัล และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ด้วย IT โซลูชั่นมากมายพร้อมจำนวนทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมซัพพอร์ตให้องค์กรของคุณให้สำเร็จตามเป้าหมายและแผนงานที่วางไว้
พูดคุยปรึกษา – สอบถามข้อมูล ได้ตามช่องทางเหล่านี้
โทรศัพท์ : 02-026-3964
E-mail : info@iamconsulting.co.th
LINE@ : http://bit.ly/3Eji6r1
