4 แนวทาง ลดใช้กระดาษ ในองค์กร (less paper)

Insights 7 Mar 2024

การลดใช้กระดาษในองค์กรไม่เพียงแต่เป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรงเท่านั้น แต่เป็นผลดีต่อสิ่งแวดล้อมในระยะยาว และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้ด้วย ในบทความนี้ I AM จึงจะชวนไปพิจารณา 4 แนวทางสำหรับลดการใช้กระดาษในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

1) e-Tax invoice & e-Receipt

การทำระบบ e-Tax invoice & e-Receipt ถือเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพสูง ในการลดการใช้กระดาษในกระบวนการการเงินขององค์กร ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินที่กลายเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดความซับซ้อนในการจัดทำเอกสาร และนำส่งสรรพากร แถมยังง่ายต่อการเก็บรักษา และสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง

ปี 2566 ที่ผ่านมา อาจเป็นก้าวแรกของหลาย ๆ องค์กรในการเริ่มนำระบบ e-Tax invoice และ e-Receipt เข้ามาใช้ ด้วยแรงกระตุ้นจากโครงการ Easy e-Receipt ของรัฐบาล หากองค์กรของคุณพลาดโอกาสนี้ไป ยังสามารถเตรียมพร้อมไว้สำหรับโครงการในปีต่อไปได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำค่าใช้จ่ายในการทำระบบมาลดหย่อนภาษีได้ 2 เท่า อีกด้วย

2) Digital Signature

ระบบลงลายมือชื่อดิจิทัล ปัจจุบันถือเป็นวิธีที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในการทำสัญญาและเอกสารต่าง ๆ โดยที่ไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อลงนามทุกครั้ง ช่วยลดการใช้กระดาษในกระบวนการอนุมัติ และรับรองเอกสารได้อย่างดีเยี่ยม

Digital Signature ที่กฎหมายรองรับให้เป็นลายมือชื่อที่เชื่อถือได้ จะต้องสอดคล้องตามมาตรา 26 หรือ มาตรา 28 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ เหมาะสำหรับเอกสารประเภทที่ต้องการความรัดกุมและมั่นคงปลอดภัยทางกฎหมายเพิ่มขึ้น เช่น เอกสารสัญญาซื้อ-ขายระหว่างบริษัท เอกสารกู้ยืมเงิน หรือเอกสารที่มีเรื่องมูลค่าเข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อคุ้มครองเจ้าของลายมือชื่อและคนที่ต้องเอาลายมือชื่อนี้ไปใช้ต่อ ว่าสามารถเชื่อถือได้อย่างแน่นอน

3) Enterprise Content Management

การใช้ระบบ Enterprise Content Management (ECM) บริหารข้อมูลขององค์กร เก็บรักษาข้อมูลในองค์กรไว้ที่ศูนย์กลาง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ปลอดภัย เป็นระบบระเบียบ ช่วยให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ตามสิทธิ์การเข้าถึง ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย สามารถเรียกใช้ข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มการทำงาน ช่วยให้เกิดการทำงานแบบไร้รอยต่อ (Seamless Integration) และช่วยลดการใช้กระดาษในกระบวนการทำงานเป็นอย่างมาก

4) Blockchain

การนำเทคโนโลยี Blockchain มาใช้กับการธุรกรรมต่าง ๆ ขององค์กรนอกจากเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานแล้ว ยังช่วยลดกระดาษเป็นอย่างมา อาทิเช่น ระบบ Digital Certificate ที่ไม่ต้องปรินท์เอกสารออกมาเป็นใบรับรอง แต่จะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบไฟล์บน Blockchain Network และมีลงนามด้วยระบบ Digital Signature ที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้ สามารถเก็บรวบรวม และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารนั้น ๆ ได้ด้วยตนเอง

ปรึกษาเรื่องการเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Organization)

ทุกแนวทางข้างต้นนี้ I AM Consulting มีที่ทีมผู้เชี่ยวชาญ ที่พร้อมให้คำปรึกษา แนะนำ เพื่อปรับองค์กรของคุณสู่ดิจิทัล ลดการใช้กระดาษได้สำเร็จตามเป้าหมายและแผนงานที่วางไว้

พูดคุยปรึกษา – สอบถามข้อมูล ได้ตามช่องทางเหล่านี้
โทรศัพท์ : 02-026-3964
E-mail : info@iamconsulting.co.th
LINE@ : http://bit.ly/3Eji6r1

Suggested News

AI Starts with Trusted Data with SAP Business Data Cloud

SAP Datasphere helps organizations unify and manage data from multiple sources. When combined with SAP Analytics Cloud (SAC) for cloud-based analytics, planning, and forecasting, businesses can make faster, more accurate decisions. Today, these capabilities are delivered together as part of SAP Business Data Cloud, providing an end-to-end platform for enterprise data management and analytics. Today, no organization can afford […]

Insights

23 Jul 2026

5 โอกาสที่ธุรกิจจะพลาด หากไม่มีระบบ e-Tax invoice

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารทางการเงินที่มีความสำคัญมาก จึงทำให้กรมสรรพากรพัฒนาระบบบริการ e-Tax invoice ขึ้น เพื่อจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเปิดให้ใช้บริการตั้งแต่ วันที่ 1 มีนาคม 2560 และแม้ว่าปัจจุบันจะยังไม่มีการบังคับใช้กับทุกๆ องค์กร แต่หากในตอนนี้องค์กรของท่านยังไม่มีระบบ e-Tax invoice จะพลาดโอกาสอะไรไปบ้าง I AM Consulting ขอยกตัวอย่างมาให้ดูกันตามด้านล่างนี้ พลาดโอกาสในการลดต้นทุน การจัดทำใบกำกับภาษีรูปแบบกระดาษ จะมีต้นทุนทั้ง ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ หากต้องจัดส่งข้อมูลให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการผ่านทางไปรษณีย์ ก็จะต้องมีต้นทุนค่าคนส่งเอกสาร ค่าชอง ค่าส่งไปรษณีย์ ค่าน้ำมัน และใช้เวลานาน นอกจากนี้ยังต้องมีพื้นที่จัดเก็บไว้เป็นหลักฐานสำหรับในการตรวจสอบด้วย ดังนั้นการทำ ระบบ e-Tax ที่สามารถจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบของไฟล์ ส่งผ่านช่องทาง E-mail และจัดเก็บไฟล์ไว้บนระบบ Cloud จึงช่วยลดต้นทุนได้เป็นอย่างดี พลาดโอกาสเข้าร่วมโครงการกับนโยบายจากรัฐบาล ตามที่ได้เกริ่นไปข้างต้น แม้ว่าภาครัฐจะไม่ได้บังคับใช้ แต่ก็มีความพยายามส่งเสริม และผลักดันออกมาเป็นนโนบายต่างๆ อยู่อย่างต่อเนื่อง เช่น ล่าสุดในปี 2566 นี้ ก็มีมาตรการ #ช้อปดีมีคืน ที่ให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ […]

Insights

6 Feb 2023

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ช่วยเปลี่ยนฝ่ายบัญชี ให้ไม่มีเอกสารกองโต

ฝ่ายบัญชียุคใหม่คงไม่มีใครอยากทำงานกับเอกสารกระดาษกองโตอีกต่อไปแล้ว เพราะปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายที่สามารถเข้ามาช่วยลดขั้นตอนและความยุ่งยากต่างๆ ได้ อย่าง ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ก็เป็นหนึ่งในโซลูชั่นที่ตอบโจทย์นี้ได้มากทีเดียว e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร? อธิบายให้เข้าใจได้ง่ายๆ e-Tax Invoice & e-Receipt ก็คือ ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และ ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน ที่เปลี่ยนจากรูปแบบกระดาษ มาอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง ซึ่งทางกรมสรรพากรเล็งเห็นว่าเป็นวิธีการทำงานที่สะดวกมากขึ้นกับทุกฝ่าย จึงออกมาตรการที่ช่วยส่งเสริมให้ผู้ประกอบการทั่วประเทศลงทุนทำระบบนี้ด้วย ตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดจากการทำใบกำกับภาษีรูปแบบกระดาษ กระบวนการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบเดิมมีหลายขั้นตอน ใช้เวลานาน มีคนหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง นักบัญชีจึงอาจพบปัญหาเหล่านี้ได้บ่อยครั้ง เช่น 1) เอกสารสูญหาย หรือ เสียหาย2) ข้อมูลบนเอกสารไม่ครบถ้วน ไม่ถูกต้อง3) เกิดความล่าช้าในการจัดส่ง และจัดเก็บเอกสาร4) เอกสารที่จัดเก็บในคลังไม่เป็นระบบระเบียบทำให้ค้นหาได้ยาก5) ต้นทุนสูงทั้งค่าจัดทำ จัดส่ง และ ค่าเก็บรักษา e-Tax Invoice & […]

Insights

4 Aug 2023