การลงนามเอกสารนั้น หากพิจารณาดูแล้ว จะพบว่ามีความซ้ำซ้อนและต้นทุนแฝงอยู่มากมาย หากลองจินตนาการดูง่ายๆ เราจะเห็นว่าตั้งแต่เอกสารถูกจัดเตรียม จนถึงการลงนามเสร็จสิ้น เราต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ตั้งแต่กระดาษ หมึกพิมพ์ แฟ้มและซองเอกสาร ยิ่งถ้าเอกสารต้องลงนามโดยบุคคลภายนอก ก็จะมีค่าส่งเอกสาร ค่าเดินทาง รวมถึงค่าเสียเวลาและโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไปในการรอคอย นี่ยังไม่รวมถึงการจัดเก็บเอกสารที่ลงนามและการค้นหาที่ควรเรียกออกมาดูได้ง่าย หรือแม้กระทั่งกระบวนการลงนามแบบดั่งเดิมที่อาจจะมีการสัมผัสและเกิดความเสี่ยงในการติดเชื้อโควิด-19
ในปัจจุบันเราจึงเห็นว่าหลายๆ องค์กรเริ่มเปลี่ยนระบบการลงนามมาเป็นแบบดิจิทัลกันมากขึ้น ซึ่งหลายคนอาจมีข้อสงสัยว่าการลงนามดิจิทัลนั้นมีกี่ประเภท แต่ละประเภทแตกต่างกันอย่างไร และมีผลรับรองทางกฎหมายหรือไม่ วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจกัน
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature หรือ e-Signature)
e-Signature คือ ชุดข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ เสียง ที่ใช้ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) เพื่อแสดงว่า บุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษ
ตัวอย่างของรูปแบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
- การพิมพ์ชื่อไว้ท้ายเนื้อหาของอีเมล
- การสแกนภาพของลายมือชื่อที่เขียนด้วยมือและแนบไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- การใช้สไตลัส (stylus) เขียนลายมือชื่อด้วยมือลงบนหน้าจอและบันทึกไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- การคลิกปุ่มแสดงการยอมรับหรือตกลง
- การทำเครื่องหมายในช่องแสดงการยอมรับ
- การใช้ลายมือชื่อดิจิทัล
ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
Digital Signature คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบหนึ่ง ที่ได้จากกระบวนการเข้ารหัสลับของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้สามารถ ยืนยันตัวเจ้าของและสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของข้อความและลายมือชื่อได้ หรือหากจะพูดให้เข้าใจง่ายก็คือ ถ้าต้องการความมั่นคงปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ลงนาม และตรวจสอบได้ว่ามีการแก้ไขเอกสารหลังลงนามหรือไม่ ก็ควรเลือกใช้การลงนามแบบดิจิทัล
ประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งออกได้ 3 ประเภทด้วยกัน ตามเกณฑ์การรองรับของกฎหมาย
มาตรา 9 – ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป
อาทิเช่น email, Pin Code, Token ซึ่งหากพิจารณาดู จะเห็นว่าใช้งานง่าย สะดวกรวดเร็ว และสามารถ “ยอมรับได้” ในทางกฎหมาย แต่หากมีกรณีพิพาท การพิสูจน์จะเป็นไปได้ยาก และต้องดูเจตนาประกอบกับวิธีการ เช่น รหัสผ่านอีเมล เป็นต้น
มาตรา 26 – ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้
คือการลงนามดิจิทัลที่มีระบบป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็น ป้องกันการแก้ไขเนื้อหาเอกสาร สามารถตรวจสอบได้ด้วยกระบวนการเข้ารหัสตามมาตรฐานสากล ซึ่งเมื่อเกิดกรณีพิพาทก็จะสามารถพิสูจน์ได้ง่ายกว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป
มาตรา 28 – ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้และผ่านการรับรอง
คือการลงนามดิจิทัลที่มีระบบป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็น ป้องกันการแก้ไขเนื้อหาเอกสาร สามารถตรวจสอบได้ด้วยกระบวนการเข้ารหัสตามมาตรฐานสากล และ รับรองโดย Certificate Authority (CA) ที่ออกโดยผู้ให้บริการซึ่งผ่านการรับรอง หรือหากอธิบายให้เข้าใจง่ายๆ ก็เหมือนมาตรา 26 แต่เพิ่มเรื่องของการรับรองโดย CA
จะเลือกใช้แบบไหนดี ระหว่าง e-Signature กับ Digital Signature?
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่อดิจิทัล มีความแตกต่างกันตรงระบบการรักษาความปลอดภัย การป้องกันการปลอมแปลงและแก้ไข ดังนั้นผู้ใช้งานควรเลือกใช้งานโดยพิจารณาตามวัตถุประสงค์ของเอกสารและความเสี่ยงของการนำไปใช้ หากต้องการความมั่นคง ปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ เช่น สัญญาทางการค้าที่มีมูลค่าสูงๆ ข้อตกลงทางธุรกิจที่มีความสำคัญ ก็ควรเลือกใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เนื่องจากจะได้สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นคนลงนาม มีการแก้ไขเอกสารหลังลงนามหรือไม่ จะได้ช่วยยกระดับความปลอดภัย และสร้างความมั่นใจต่อทั้งผู้ลงนามทั้งสองฝ่ายและองค์กรเอง
ประโยชน์จากการใช้งานลายมือชื่อดิจิทัล
1. ลดค่าใช้จ่ายขององค์กร
การลงนามเอกสารผ่านลายมือชื่อดิจิทัลจะช่วยลดค่าใช้จ่าย เช่น ต้นทุนกระดาษ ต้นทุนเวลา ต้นทุนการพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ค่าส่งเอกสาร ฯลฯ
2. ความสะดวกสบาย
ผู้ใช้งานสามารถสร้างและลงนามเอกสารได้อย่างสะดวกสบายผ่านแพลตฟอร์ม สามารถทำงานได้ทั้งบนโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์ จากทุกที่
3. รับรองและมีผลทางกฎหมาย
สอดคล้องตามมาตรฐานแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และมีผลรับรองทางกฎหมาย
4. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
ระบบลงนามดิจิทัล ช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติทั้งทางตรงและทางอ้อม ไม่ว่าจะลดการตัดต้นไม้เพื่อนำมาทำกระดาษ หรือลดการเดินทาง ลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก ช่วยบรรเทาปัญหาโลกร้อน จนไปถึงลดการสัมผัสซึ่งเป็นความเสี่ยงในการติดเชื้อต่างๆ
5. มีความปลอดภัยขั้นสูงสุด
มีระบบพิสูจน์ตัวตนและล็อคอุปกรณ์ในการลงนามดิจิทัล เอกสารและการลงนามได้รับการเข้ารหัสด้วยเทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ Public Key Infrastructure (PKI) สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อ และข้อความอิเล็กทรอนิกส์ได้
iZign by I AM Consulting ระบบลงนามดิจิทัล ที่มีความปลอดภัย รองรับและสอดคล้องตามข้อกฎหมายทั้งมาตรา 9 26 และ 28
สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
E-mail: info@iamconsulting.co.th
Facebook: https://facebook.com/IAMConsultingTH/
Phone Number: 02 690 3663
