4 แนวทาง ลดใช้กระดาษ ในองค์กร (less paper)
การลดใช้กระดาษในองค์กรไม่เพียงแต่เป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรงเท่านั้น แต่เป็นผลดีต่อสิ่งแวดล้อมในระยะยาว และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้ด้วย ในบทความนี้ I AM จึงจะชวนไปพิจารณา 4 แนวทางสำหรับลดการใช้กระดาษในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
1) e-Tax invoice & e-Receipt
การทำระบบ e-Tax invoice & e-Receipt ถือเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพสูง ในการลดการใช้กระดาษในกระบวนการการเงินขององค์กร ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินที่กลายเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดความซับซ้อนในการจัดทำเอกสาร และนำส่งสรรพากร แถมยังง่ายต่อการเก็บรักษา และสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง
ปี 2566 ที่ผ่านมา อาจเป็นก้าวแรกของหลาย ๆ องค์กรในการเริ่มนำระบบ e-Tax invoice และ e-Receipt เข้ามาใช้ ด้วยแรงกระตุ้นจากโครงการ Easy e-Receipt ของรัฐบาล หากองค์กรของคุณพลาดโอกาสนี้ไป ยังสามารถเตรียมพร้อมไว้สำหรับโครงการในปีต่อไปได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำค่าใช้จ่ายในการทำระบบมาลดหย่อนภาษีได้ 2 เท่า อีกด้วย
2) Digital Signature
ระบบลงลายมือชื่อดิจิทัล ปัจจุบันถือเป็นวิธีที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในการทำสัญญาและเอกสารต่าง ๆ โดยที่ไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อลงนามทุกครั้ง ช่วยลดการใช้กระดาษในกระบวนการอนุมัติ และรับรองเอกสารได้อย่างดีเยี่ยม
Digital Signature ที่กฎหมายรองรับให้เป็นลายมือชื่อที่เชื่อถือได้ จะต้องสอดคล้องตามมาตรา 26 หรือ มาตรา 28 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ เหมาะสำหรับเอกสารประเภทที่ต้องการความรัดกุมและมั่นคงปลอดภัยทางกฎหมายเพิ่มขึ้น เช่น เอกสารสัญญาซื้อ-ขายระหว่างบริษัท เอกสารกู้ยืมเงิน หรือเอกสารที่มีเรื่องมูลค่าเข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อคุ้มครองเจ้าของลายมือชื่อและคนที่ต้องเอาลายมือชื่อนี้ไปใช้ต่อ ว่าสามารถเชื่อถือได้อย่างแน่นอน
3) Enterprise Content Management
การใช้ระบบ Enterprise Content Management (ECM) บริหารข้อมูลขององค์กร เก็บรักษาข้อมูลในองค์กรไว้ที่ศูนย์กลาง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ปลอดภัย เป็นระบบระเบียบ ช่วยให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ตามสิทธิ์การเข้าถึง ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย สามารถเรียกใช้ข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มการทำงาน ช่วยให้เกิดการทำงานแบบไร้รอยต่อ (Seamless Integration) และช่วยลดการใช้กระดาษในกระบวนการทำงานเป็นอย่างมาก
4) Blockchain
การนำเทคโนโลยี Blockchain มาใช้กับการธุรกรรมต่าง ๆ ขององค์กรนอกจากเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานแล้ว ยังช่วยลดกระดาษเป็นอย่างมา อาทิเช่น ระบบ Digital Certificate ที่ไม่ต้องปรินท์เอกสารออกมาเป็นใบรับรอง แต่จะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบไฟล์บน Blockchain Network และมีลงนามด้วยระบบ Digital Signature ที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้ สามารถเก็บรวบรวม และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารนั้น ๆ ได้ด้วยตนเอง
ปรึกษาเรื่องการเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Organization)
ทุกแนวทางข้างต้นนี้ I AM Consulting มีที่ทีมผู้เชี่ยวชาญ ที่พร้อมให้คำปรึกษา แนะนำ เพื่อปรับองค์กรของคุณสู่ดิจิทัล ลดการใช้กระดาษได้สำเร็จตามเป้าหมายและแผนงานที่วางไว้
พูดคุยปรึกษา - สอบถามข้อมูล ได้ตามช่องทางเหล่านี้
โทรศัพท์ : 02-026-3964
E-mail : info@iamconsulting.co.th
LINE@ : http://bit.ly/3Eji6r1